5 conseils pour réduire le stress avant un événement

Selon EventPlanner.TV, en 2014, la « planification d’événements » a été élue comme le 5e parcours professionnel le plus stressant aux côtés des soldats, des généraux militaires, des pompiers et des pilotes de ligne, qui sont tous des emplois qui mettent la vie de l’employé en danger. Alors pourquoi les gens pensent-ils que l’organisation d’événements est tout aussi stressante ?

Qu’est-ce qui rend la planification d’événements si stressante et comment la combattre pour garantir un événement réussi à chaque fois, créer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et maintenir un faible niveau d’anxiété tout au long du processus d’organisation et le jour même ? Tout d’abord, voyons pourquoi les événements peuvent être si stressants.

Pourquoi les événements sont si stressants

Les événements sont stressants en raison du grand nombre de tâches à accomplir, des délais stricts, des budgets serrés et, surtout, du fait que vous êtes chargé de planifier et de créer quelque chose à partir de rien. Les événements sont imaginaires tant que les gens ne sont pas là. C’est une activité risquée. Lorsque j’ai organisé mon deuxième événement, presque personne n’est venu et j’ai perdu de l’argent.

Comprendre et apprécier que l’organisation d’un événement ne signifie pas qu’il sera complet, et que le fait de vendre un événement ne signifie pas qu’il aura lieu (en raison d’éventuels désastres de dernière minute) crée un certain niveau de stress dans l’esprit des organisateurs. Ces conseils vous garantiront un niveau de stress moins élevé et vous aideront à créer des événements plus réussis à l’avenir et à ne plus être anxieux.

Conseil 1 : faites des pauses régulières

Au bout d’un certain temps, l’organisation d’un événement peut vous rendre un peu fou et émousser votre sens de la réalité, il est donc conseillé de faire des pauses régulières et de se déconnecter. La plupart des gens ont des moyens de se détendre pendant les périodes de stress, que ce soit en jouant à l’ordinateur, en courant, en voyant des amis ou en promenant le chien. Je prends toujours un jour de congé après la fin de mes événements pour me détendre.

Il est sain d’avoir régulièrement du temps pour soi pendant l’organisation d’un grand événement, car cela vous aidera à libérer votre esprit de tous les soucis et à avoir une perspective nouvelle. Je recommande le yoga, la méditation, la sociabilité et l’exercice. Je me tiens à l’écart des boissons enivrantes pour lutter contre le stress, comme le vin, car je pense qu’elles peuvent vous déconcentrer. Restez en bonne santé et faites régulièrement le vide pour garder votre esprit frais.

Conseil n° 2 : créez un plan d’action et un calendrier

En créant un plan d’action avec des échéances et des objectifs réalistes, vous pourrez mieux dormir la nuit en sachant que tout devrait bien se passer. Le stress provient souvent de l’inconnu ou de l’impression qu’un événement est ingérable, mais si vous décomposez vos tâches en petits morceaux et que vous vous y tenez, cela devrait réduire une grande partie de l’inquiétude qui s’ensuit.

Parfois, le fait de regarder trop loin et de se demander « comment vais-je faire face à cette charge de travail ? » peut créer des problèmes dans votre esprit et vous démotiver. Je vous suggère donc de tout diviser en petites actions afin de réduire les craintes et les pensées négatives qui peuvent survenir. De cette façon, vous n’aurez pas trop de travail au-dessus de votre tête, vous empêchant de dormir.

Conseil n° 3 : ayez un plan de secours

Parfois, les choses se passent mal. Les orateurs peuvent se désister, les gens peuvent changer d’avis, les salles peuvent être annulées à la dernière minute, etc. Veillez toujours à avoir une solution de rechange pour chaque possibilité. Assurez-vous que vous avez d’autres options de prise de parole en public et que vous ne dépendez pas d’un sponsor particulier. Mais surtout, ayez toujours une option de secours pour le lieu de votre événement.

Le marketing peut également être une source de stress, car vous pouvez constater que votre stratégie ou vos options publicitaires ne fonctionnent pas, alors créez des options marketing de secours au cas où les ventes de billets ou les invitations n’arrivent pas. Il est préférable de se préparer aux pires éventualités, ce qui réduira votre niveau de stress car vous saurez que vous pouvez tout surmonter facilement.

Conseil n° 4 : donnez-vous des attentes réalistes

Il se peut que vous ayez de grandes espérances pour vos événements en vous basant sur vos succès précédents. J’ai essayé de trouver le lieu idéal en un jour, alors qu’en réalité, cela m’a pris un mois. J’ai essayé d’engager des conférenciers qui étaient un peu hors de ma portée. La meilleure façon de s’assurer que votre événement a bien lieu et n’est pas un simple pari est de créer des attentes réalistes quant à ce que vous voulez réaliser.

Et donnez-vous beaucoup de temps pour atteindre ces objectifs. Il n’y a rien de pire que de devoir revoir à la baisse vos propres standards de ce que vous attendez de vous ou de votre événement, alors assurez-vous de rester réaliste et de repousser les limites vers le haut pour chaque événement que vous organisez et vous atteindrez vos objectifs à long terme. Vous serez également frustré si vos plans irréalistes ne fonctionnent pas.

Conseil n° 5 : vivez plus sainement

C’est bien vrai. L’anxiété peut provenir du fait que vous ne prenez pas soin de vous ou que vous vivez de façon malsaine. Les catalyseurs évidents sont les aliments transformés, le manque de sommeil, le tabagisme, l’excès de café et le manque de vitamines et d’exercice. Si vous maîtrisez ces aspects, vous serez moins sensible au stress et vous pourrez mieux gérer votre charge de travail.

Et parfois, nous ne savons pas que nous nous faisons du mal. Nous sommes un peu stressés, alors nous fumons quelques cigarettes de plus, ce qui diminue nos capacités de concentration, ou nous n’avons pas le temps de préparer un repas sain car nous avons trop de tâches à accomplir. En fait, c’est l’inverse qui se produit. La santé passe avant tout ! Cela vous permettra de rester concentré et de réduire votre stress.