De nombreux logiciels de gestion existent et il n’est pas toujours facile de choisir le plus adapté à vos besoins. C’est pour cela que nous allons dans cet article, vous guider vers la meilleure solution !

Posez-vous les bonnes questions

Il est important de ne pas passer cette étape. Commencez par vous questionner avant de faire des recherches ou d’entamer une quelconque démarche !

Quels sont mes vrais besoins ? Ai-je besoin d’un programme réservé exclusivement à la comptabilité ? Pour la gestion de vos membres ? Pour gagner en visibilité ? Est-il préférable d’opter pour un outil multifonctionnel ? Vous sentez-vous serein face au numérique et à tout ce qui l’entoure ?

Et pour terminer, pour quelle(s) raison(s) cherchez-vous une solution de gestion : pour un gain de temps conséquent ? Pour faciliter l’inscription en ligne de vos membres ? 

Stockage en ligne ou hors ligne ?

La distinction entre ces deux méthodes de stockage se fait tout d’abord par la nécessité de s’identifier avec un mot de passe et de pouvoir y avoir accès à partir de n’importe quel appareil, à n’importe quel endroit. C’est un des gros avantages du stockage en ligne.

Peu importe la décision que vous prendrez, nous vous recommandons tout de même d’opter pour la solution de stockage en ligne. Vous pourrez grâce à celle-ci, collaborer à plusieurs sur les mêmes fichiers, ce qui est vraiment pratique. 

Programme en ligne ou hors ligne ?

Une différence de plus s’ajoute entre les deux, puisqu’en général, un logiciel hors-ligne est déjà préinstallé sur l’ordinateur tandis qu’un logiciel en ligne est accessible depuis internet.

Pour le programme hors ligne, vous aurez par exemple Microsoft Word alors que pour celui en ligne ce sera Google Docs. Deux logiciels qui vous permettent de rédiger sur des documents exploitables par la suite. Encore une fois, il est préférable de choisir la méthode en ligne, ce qui permettra d’éviter à vos membres de télécharger le logiciel et de rencontrer des problèmes d’installation ou de compatibilité.

Il est plus intéressant et plus simple d’utiliser un logiciel hors ligne si vous bénéficiez d’un(e) secrétaire à plein temps qui exerce son activité professionnelle depuis son bureau, dans les locaux de l’association.

Dois-je privilégier un logiciel tout-en-un ?

Avec le tout-en-un, vous pouvez en général tout gérer en même temps : adhésions, membres, compta… L’ennui est que si vous bénéficiez d’une association assez importante, il y peut y avoir des risques de problème d’échelle.

Notamment si votre asso comprend plus de 50 employés et/ou fait plus de 3 millions d’euros de CA, il faudra alors faire appel à un commissaire aux comptes. Dans ce cas, la partie comptabilité de ce logiciel multifonctionnel ne vous sera pas utile.

De plus, si vous désirez créer ou disposer d’un site internet, un outil tout-en-un dont le site est juste un “module” a des chances d’être moins maniable et surtout moins complet qu’une plateforme comme wix.com, réservé qu’à la création de site internet.

La liste

La voici ! Une liste (non exhaustive) des principales solutions de gestion associative que nous avons pu mettre en balance.

Les logiciels tout-en-un

eBrigade : le logiciel d’association pour gérer vos bénévoles

Depuis 2004, ce programme collaboratif comptabilise aujourd’hui plus de 100 000 utilisateurs et vous permet d’accéder à de nombreuses caractéristiques très intéressantes et toutes aussi complètes. Les voici : gestion des membres, gestion des inscriptions, gestion des adhérents et activités, planning, notes de frais, disponibilités, site web.

Ce progiciel en ligne et accessible en Open-Source regroupe beaucoup d’avantages comme par exemple sa facilité d’utilisation, sa fonctionnalité de création de modules mais également son tableau de bord très fonctionnel. Avec ce logiciel association gratuit, c’est un gain de temps garanti ! Pour terminer sur une bonne note, c’est un logiciel de gestion entièrement gratuit.

Assoconnect

Programme multifonctionnel, il contient divers paramètres comme : compta, gestion des adhérents, site web, emailing, billetterie, e-commerce…

Il est assurément le plus intégral de tous les logiciels multi-fonctionnels. Disponible en ligne, aucune démarche d’installation n’est nécessaire. Il faudra cependant payer pour en bénéficier, les prix vont de 19€ à 149€ par mois (compte tenu du nombre de vos membres).

Soyez vigilants, quelques fonctionnalités sont également payantes comme par exemple une commission de 1,9% déduit des financements sur les adhésions en ligne. Si vous franchissez le stockage ou la quantité de mails prévus inclus dans votre pack, vous paierez également. 

Kananas

Nous retrouvons encore une fois un programme de gestion en ligne tout-en-un similaire à Assoconnect. Les prix varient de 7,5€ à 200€ par mois au vu de la quantité de vos contacts. Il s’avère que cette solution collaborative est moins chère qu’Assoconnect puisqu’elle vous prélève seulement 24€ par mois, à la place de 55€ chez Assoconnect. 

Pour les financements des inscriptions en ligne, la plateforme Paypal est utilisée et vous prélève une commission de paiement dont la somme dépend de la quantité de vos ventes.

Pepsup

Ce logiciel tout-en-un et en ligne s’ajoute aux autres et offre le même éventail de fonctions que Kananas et Assoconnect.

Il est d’ailleurs possible d’opter pour le forfait gratuit, qui se restreint malheureusement qu’aux assos de petites tailles puisqu’il se réduit qu’à 10 contacts. Les forfaits payants vont de 12,50€ à 30€ par mois, mais à l’inverse des deux logiciels précédents, celui-ci vous facture seulement les fonctionnalités. S’il est nécessaire pour vous d’obtenir une solution liée à la compta, il sera alors envisageable de choisir le pack pro, qui s’élève à 21€ par mois. Ici, deux méthodes et solutions de paiement en ligne sont proposées : entre Stripe et Paypal.

Les orientés comptabilité

EBP Association

Ce logiciel de gestion comptable dispose d’une version spéciale associations. En effet, EBP est avant tout utilisable hors ligne, mais il est néanmoins possible de l’utiliser en ligne pour un montant qui s’élève à 19 € HT par mois.

Cette solution de gestion est parfaite si vous souhaitez vous consacrer qu’à la compta ou si c’est qualifié comme un besoin d’urgence. Il présente tout de même des inconvénients car avec la version hors ligne, son utilisation se réduit qu’à un seul utilisateur. Ce programme de comptabilité (version association et sans stockage d’éléments en ligne) se vend pour la somme de 79€ HT et peut monter jusqu’à 193€ HT. 

Ciel Associations

Ce logiciel de comptabilité intuitif vous permet de faire beaucoup de choses, dont stocker vos données en ligne. C’est-à-dire que vos données seront accessibles à partir de n’importe quel appareil, avec le programme déjà installé au préalable. Cependant son utilisation se réduit une fois de plus ici, qu’à une seule personne. Les prix vont de 15€ HT à 48€ HT par mois et le forfait le moins coûteux ne prend pas en compte l’assistance téléphonique alors que pour le forfait le plus élevé, celle-ci est primordiale.

 

Caleb Gestion

Conçue uniquement pour les associations, cette solution de gestion compta est installable hors ligne et dispose d’une licence (payante) afin de pouvoir l’installer sur plusieurs appareils (3 maximum). Une démo restreinte à 45 écritures par exercice comptable est soumise, sachant que l’acquisition du programme est facturée à 99,50€.

Les low-cost

Gérer mon association

Spécialisé dans la gestion quotidienne (membres, factures, trésorerie…) ce logiciel de management est utilisable gratuitement, allant jusqu’à 40 membres. Même s’il est moins complet que ceux présentés précédemment, il se fait moins coûteux et les prix s’élèvent à 49€ jusqu’à 199€ par an. Gagnez du temps !

Assoclub

Un autre outil peu coûteux s’ajoute aux autres, celui-ci offrant un module de compta, une gestion complète des membres, le financement en ligne… Les prix sont presque identiques à ceux de Gérer mon association, puisqu’ils vont de 40€ à 200€ par an pour l’offre payante.

L’orienté visibilité

La MDA

La Maison des Activités n’est pas totalement un outil de gestion… Effectivement aucune option gestion/compta n’est proposée. Vous pourrez grâce à la MDA concevoir des mini site internet réservé à vos activités quotidiennes, et par la suite de gérer les inscriptions à celles-ci par un financement en ligne. C’est une démarche qui change des autres, très intéressante. 

Le référencement de vos activités est gratuit et le tarif est composé d’une commission de 2,5 % sur les financements des adhésions en ligne.

Les logiciels open source

Le but majeur de ce software est d’épargner toute préoccupation en lien avec le management de vos équipes et d’en faire un plaisir ! La gestion des tâches n’est pas une chose facile effectivement. Le logiciel comprend une base de données puissante pour les adhérents et met à disposition des formulaires d’inscription en ligne. A cela s’ajoute la récolte des frais, le contrôle des relevés…. 

Particularités :

• Vous recevez les adhésions des membres récents en répondant à un formulaire via un réseau internet.
• L’occasion de créer diverses listes de diffusion pour les membres
• Le partage de newsletter donne ensuite lieu à l’envoi de mails à des spécialistes afin de contrôler les tarifs.
• Il facilite la perception des financements dus sans contrôle 
• Il facilite également la préparation d’évènements (billetterie, envoi d’invitations…)
• Il garde précieusement l’ensemble de vos données d’adhérent sur une seule et même plateforme.
• Les membres concernés par la gestion ont accès à l’administrateur du groupe.
• Proposez un refuge en ligne à votre groupe.
• Aucune création de compte n’est nécessaire grâce à l’accès direct au programme des adhérents
• Tout le travail en ligne est stocké et protégé, de plus le logiciel vous facilite aussi la rédaction de mails attractifs et veille au bien-être du groupe

Abricot sauvage

On retrouve ici un très bon logiciel de gestion d’entreprise avec un gros point fort qui est l’automatisation de la procédure d’abonnement. Cette solution va assurément sécuriser l’archivage de toutes vos données grâce au Cloud (qui permet aux autres membres d’y accéder sans difficultés, depuis n’importe quelle machine). 

Particularités :

• Facilite la sauvegarde des adhérents en automatisant la procédure.
• L’aide à la création d’un formulaire en ligne compatible avec les périphériques mobiles.
• La configuration des règles de traitement de l’app au vu de vos nécessités 
• La possibilité d’adhérer aux équipes, aux adhérents et aux familles.
• La personnalisation des mails de confirmation 
• Il autorise les paiements par CB en ligne, épargnant les en chèques/espèces 
• Il s’associe aux sites WordPress.

CiviCRM

Accessible en Open-Source, l’utilisation du logiciel repose sur un système Cloud pour gérer votre association. Il a été créé afin de satisfaire les besoins des organismes de bienfaisance, des structures d’abonnement et du domaine public. Cette solution de gestion associative vous aide à organiser vos données clients et à les renforcer grâce aux plateformes comme WordPress, Backdrop, Drupal et Joomla. 

Particularités :

• Programme simple d’utilisation, très qualitatif et compatible avec toutes les  plateformes et appareils.
• Enregistre de façon automatique l’ensemble des données dans des contacts individuels en un seul espace.
• Il vous offre la possibilité de trouver un programmeur performant qui par la suite paramétrera l’installation selon vos besoins.
• Les adhérents peuvent s’inscrire et régler leurs forfaits en ligne, de façon individuelle
• L’ajout de cadeaux à l’app pour ensuite les envoyer dans le format comptable nécessaire pour votre appareil
• La réalisation, l’inspection et la vérification des procédés de gestion pour les entreprises, en simple ou en double. 

Tendenci

Logiciel très renommé, il vous permet d’entretenir l’engagement des adhérents et d’étendre au maximum votre organisation. Cette solution de gestion simplifiée a été déployée uniquement pour les syndicats et associations à but non lucratif. Il dispose d’une interface très simple d’utilisation ainsi que des dispositifs d’évolution d’entreprise intégrés. Aucune dépense n’est engendrée, ce qui est vraiment très avantageux. Et c’est sans engagement !

Particularités :

• Facilite l’inscription des adhérents, la gestion de la base de données…
• La création d’une nouvelle copie qui peut se faire instantanément depuis le site internet du programme grâce au l’élément d’événements de calendrier intégré.
• La possibilité de verser des dons en ligne en facilitant le procédé, plus spécialement pour les organismes professionnels ou caritatifs
• Doté d’une interface assez claire qui permet ensuite de disposer de ressources, la gestion du temps et du contenu est facilitée ainsi que son agencement sur votre site internet sans avoir besoin d’être qualifié en programmation.
• Offert avec un pack de gestion des médias numériques qui simplifie votre organisation, votre récolte et partage du contenu multimédia sur votre site internet en toute confiance.
• L’affichage du recueil des dons ou des associés (selon votre choix) sur votre site internet se fera grâce à la base de données d’entreprise Web 
• Les adhérents peuvent interroger quelqu’un et recevoir ensuite des réponses sur les forums collectifs.

Pour conclure

Si vous recherchez une manière simple, efficace, un vrai gain de temps en ce qui concerne la gestion des membres et des activités, ces logiciels sont de très bonnes solutions ! Grâce au procédé d’automatisation, vous pourrez sauvegarder et stocker l’ensemble de vos données lié à un solide système de sécurité. Ces solutions favorisent et soutiennent l’implication des membres ainsi que leur bien-être ! Néanmoins, vérifiez et soyez sûrs des fonctionnalités : devis et factures, termes et conditions, nombre d’utilisateurs, courriers, gestion de projet… Dès que votre recherche sera achevée, vous pourrez vous lancer sans soucis, le logiciel correspondra et répondra parfaitement à tous vos besoins.